Spośród wielu aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa transportowego, tematyka związana z rozliczaniem czasu pracy, naliczania wynagrodzeń i w szczególności rozliczania delegacji i ryczałtów jest mocno regulowana aktami prawnymi. Szereg zapisów w Ustawie z dn. 16.04.2004 o Czasie Pracy Kierowcy, w Rozporządzeniu 167 z dn. 29.01.2013, a także wyroki Sądu Najwyższego dają wykładnie tego, w jaki sposób należy rozliczać delegację oraz ryczałty za nocleg. Nie ma tu miejsca na własną interpretację, stąd wiele firm posiada wykwalifikowanych pracowników, którzy spędzają miesięcznie dziesiątki godzin na żmudnym procesie rozliczania pracowników, weryfikując dokumenty dostarczane przez kierowców.
Zagrożenia związane z rozliczaniem delegacji kierowców.
Większość prac wykonywanych przez człowieka obarczona jest ryzykiem popełniania błędu – mogą one być świadome bądź nie. Jednak bez względu na genezę ich powstawania bardzo często niosą za sobą wymierne skutki finansowe dla przedsiębiorstwa. Potencjalne nadużycia przy rozliczaniu delegacji to dieta i/lub ryczałt wypłacona w nieodpowiedniej wysokości bądź nie wypłacona, błędnie naliczone wynagrodzenie w ramach płacy minimalnej – która to zaczyna obejmować kolejne kraje. Powyższe błędy mogą skutkować zawyżonymi stawkami ryczałtów i diet. Kolejną konsekwencją są roszczenia kierowców z tytułu niezapłaconych należności, kontrole służb, co może doprowadzić do nakładania mandatów i kar administracyjnych oraz postępowania sądowe trwające miesiącami, a niekiedy latami, które absorbują przedsiębiorców.
Automatyzacja procesu rozliczenia delegacji jest możliwa.
Automatyzacja procesu rozliczenia delegacji oraz weryfikacja miejsc noclegów na potrzeby ryczałtów to fakt. System telematyczny GBOX Assist zbiera, przetwarza i analizuje dane o pojeździe, a następnie kompletne dane m.in. o przekraczanych granicach przesyła w sposób automatyczny do oprogramowania 4Trans, dzięki którym program w automatycznie tworzy delegacje. Dzięki integracji systemu telematycznego GBOX oraz GBOX Assist, z oprogramowaniem 4Trans (moduł Rozliczenia) przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności transport drogowy i zatrudniający kierowców uzyskują pełną automatyzację procesu rozliczania delegacji oraz ryczałtów za noclegi nie ponosząc z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. Wiarygodne dane na podstawie, których następuje rozliczenie delegacji to brak nadużyć i błędów. Automatyzacja nie wymaga angażowania dodatkowych osób do skomplikowanego procesu rozliczania.
System telematyczny GBOX Assist umożliwia ponadto dwukierunkową komunikację pomiędzy kierowcą a spedytorem, zdalny odczyt plików cyfrowych karty kierowcy i tachografu, obsługę zleceń transportowych, nawigację z wykorzystaniem atrybutów ciężarowych, bieżący dostęp do aktualnego czasu pracy dla spedytora i kierowcy, skanowanie dokumentów i przesyłanie ich z pojazdu do siedziby firmy, obsługę statusów pojazdu oraz kierowcy. Podstawą systemu jest monitoring floty z dostępem do parametrów pracy pojazdów, mapa z funkcjonalnościami Google Maps, szereg raportów analizujących dane na temat floty zbierane przez system. Program 4Trans to natomiast sprawdzone na rynku narzędzie funkcjonujące w ponad 10 tysiącach firm transportowych. Tworzenie delegacji dla kierowców to tylko jedna z wielu zalet tego oprogramowania. Oprogramowanie pozwala również m.in. na: analizę danych z kart kierowców, tachografów i wykresówek, kontrolę naruszeń i manipulacji, rozliczenie ewidencji czasu pracy i płacy minimalnej w innych krajach (w szczególności w Niemczech, Francji i Norwegii).
Autor: Kamil Korbuszewski – Kierownik Działu Sprzedaży GBOX
