{modal href=”/images/stories/ups2_big.jpg”}
{/modal}Obsługa logistyczna imprezy charytatywnej, jaką jest finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to przede wszystkich synchronizacja czynników, takich jak: krótkie terminy, tysiące kilometrów do pokonania, rozproszone przesyłki i trudno dostępne miejsca docelowe. Każdy z nich ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Dlatego opowiadamy jak w 45 dni wysłać 12 tys. przesyłek do 1500 miejsc i wiedzieć kiedy każda, nawet najmniejsza z nich, dotarła do adresata.
Finał WOŚP
Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to jedyny dzień w roku, kiedy 120 tys. wolontariuszy WOŚP “uzbrojonych”w identyfikatory i specjalne puszki zbiera pieniądze na cel charytatywny wyznaczony w danym roku przez Fundację WOŚP. Wolontariusze działają nie tylko w całej Polsce, ale również za granicą. Sztaby WOŚP znajdują się np. w Kanadzie, USA, Francji, ale również w Arabii Saudyjskiej, Czadzie czy Libanie.
W sumie w Polsce jest ich co roku ponad 1500, na świecie około 30. Sztaby oprócz samej zbiórki pieniędzy przez wolontariuszy, organizują także koncerty, happeningi, spotkania. W ostatnich latach, podczas finału organizowane są również charytatywne licytacje w telewizji i Internecie.
Każdego kto wrzuci do orkiestrowej puszki jakąś sumę wolontariusze obdarowują czerwonym serduszkiem, a z zebranych pieniędzy rozliczają w się swoich sztabach, albo indywidualnie wpłacają na konto Orkiestry. Co roku pieniądze zebrane podczas Finału WOŚP są przeznaczane na cel charytatywny związany z pomocą chorym dzieciom.
Pierwsze wspólne “granie”
Wszystko zaczęło się 13 grudnia 2007 roku. Fundacja WOŚP poprosiła o wsparcie logistyczne przy XVI Finale Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. – Chyba każdy w Polsce wie, jak wygląda Finał WOŚP, ale żeby wszystko dobrze zagrało potrzebne są tygodnie naprawdę intensywnych przygotowań – mówi Radek Mysłek z WOŚP. – Paczki są wszędzie, dzwonią telefony, przyjeżdżają kolejne dostawy serduszek, puszek itp. W pewnym momencie zrozumieliśmy, że potrzebujemy profesjonalnego wsparcia – dodaje. Oczywiście jak zawsze priorytetem było terminowe i bezpieczne dostarczenie przesyłek w różne regiony Polski i zagranicę. Czasu było jednak bardzo mało, 13 stycznia, czyli dokładnie miesiąc później, miał odbyć się XVI Finał WOŚP.
UPS zaproponował Fundacji obsługę przez dedykowanego kuriera w Warszawie i zastosowanie programu ułatwiającego przygotowanie wysyłek UPS WorldShip. To bardzo prosta w obsłudze i pomocna aplikacja komputerowa, która ułatwia przygotowanie wysyłki i zarządzanie całym procesem. Program WorldShip pozwala na drukowanie dowodów nadania i korzystanie z książek adresowych. Wprowadzenie takiego narzędzia usprawniło znacznie obsługę kurierską, ale również pokazało skalę zapotrzebowania na profesjonalną logistyczną obsługę całego przedsięwzięcia.
Jak śledzić 8,5 tys. przesyłek?
Krótkie terminy i rozproszone przesyłki to dla kurierów UPS żadna nowość. Podczas pierwszego miesiąca współpracy z Fundacją dostarczyli oni 8,5 tys. paczek do ponad 1500 sztabów w Polsce i zagranicą. Dla Fundacji koordynacja i monitorowanie tylu operacji to nie lada wyzwanie. Jak się szybko okazało, bez profesjonalnych narzędzi do zarządzania logistyką terminowe doręczenie nie byłoby możliwe. Żeby uniknąć dublowania przesyłek, zbędnych telefonów do i ze sztabów – firma UPS zaproponowała jedną z podstawowych usług dodanych związaną z monitorowaniem przesyłek.
Czasami na jedną przesyłkę czeka wiele osób, np. wolontariusze, którzy bez puszek i identyfikatorów nie mogliby zbierać pieniędzy. Często są to plakaty i materiały reklamowe, bez których sztab nie zorganizowałby imprezy podczas wielkiego Finału WOŚP. Paczka z WOŚP do sztabu to zawsze priorytet dla UPS. – Zdarzyło się nam dostarczać przesyłki w wyjątkowych sytuacjach. Na przykład tuż przed pierwszym wspólnym finałem odbieramy telefon ze sztabu WOŚP, że przesyłka dla żołnierzy, którzy lecą do Czadu, dziś musi być do nich dostarczona, bowiem samolot wylatuje wieczorem. Dzwonimy natychmiast do oddziału i okazuje się, że cały transport już dziś rozplanowany, kurierzy w trasie. Kolejny telefon tym razem do odbiorcy, i kolejna zła informacja – wylot przesunięty na popołudnie. Nie pozostało nami nic innego, jak użyć nadzwyczajnych środków – jeden z handlowców dostarczył przesyłkę na płytę lotniska – wspomina Piotr Sitarek.
Na czas i w doskonałym stanie.
Od grudnia 2007 współpraca WOŚP z UPS stale się rozwija. Przed tegorocznym finałem firma UPS dostarczyła 9 tys. przesyłek, a po zakończeniu aukcji internetowych kurierzy transportowali także licytowane przedmioty. W ramach podziękowań za współpracę firma UPS Polska otrzymała od Fundacji Certyfikat Jakości między innymi za pewność że wszystko dotrze na czas i w doskonałym stanie. – To najlepsze wyróżnienie jakie mogliśmy od Orkiestry otrzymać – podsumowuje Piotr Sitarek.
