W dobie wszechobecnej digitalizacji elektroniczna archiwizacja dokumentów w firmach wydaje się naturalnym krokiem w stronę sprawniejszej administracji i staje się wyznacznikiem bezpiecznej i nowoczesnej firmy. Wiele przedsiębiorstw wciąż jednak nie stosuje rozwiązań, które w obliczu takich wydarzeń jak tegoroczna powódź, mogłyby uchronić firmy przed utratą ważnych dokumentów i związanymi z tym konsekwencjami.
Podczas powodzi w 1997 roku w wyniku podtopień straty materialne poniosło 9000 firm. Bilans tegorocznego żywiołu prawdopodobnie będzie zbliżony do tego sprzed trzynastu lat. Przedsiębiorstwa w wyniku opadów i zalań tracą nie tylko cenny sprzęt i infrastrukturę, ale również dokumentację niezbędną do zapewnienia ciągłości funkcjonowania firmy.Dane przechowywane w dokumentach papierowych czy na dyskietkach, w kontakcie z falą powodziową zostają bezpowrotnie zniszczone. Rozwiązaniem doskonale chroniącym firmowe dane w przypadku takich zagrożeń jest elektroniczna archiwizacja dokumentów.
Dane przechowywane w dokumentach papierowych czy na dyskietkach, w kontakcie z falą powodziową zostają bezpowrotnie zniszczone. Rozwiązaniem doskonale chroniącym firmowe dane w przypadku takich zagrożeń jest elektroniczna archiwizacja dokumentów. Korzyści jakie daje digitalizacja archiwów są nie do przecenienia nie tylko w sytuacji kataklizmu, ale również w codziennym funkcjonowaniu każdej organizacji, która obraca dziesiątkami dokumentów. W przypadku chociażby dokumentacji pracowniczej zgodnie z polskimi przepisami pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową, o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty przechowywać nawet przez 50 lat. W wielu przedsiębiorstwach taka dokumentacja nadal archiwizowana jest wyłącznie w wersji papierowej, w kartotekach, segregatorach i szafach, co często kończy się jej zagubieniem lub zniszczeniem.
– Dzięki cyfrowej archiwizacji w każdej chwili można odtworzyć utracone papierowe dokumenty, które posiadają swoje kopie w formie elektronicznej. Minimalizujemy tym samym straty i zabezpieczamy ciągłość funkcjonowania firmy – komentuje Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska.
Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem opiera się na wymianie dokumentów i korespondencji w różnej postaci takiej jak wnioski, zaświadczenia, faktury, maile, pliki itd. Utrata tych danych generuje olbrzymie straty finansowe i prowadzi do zachwiania wiarygodności firmy. Dlatego też coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na implementację narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentami. W wyniku wdrożenia cyfrowej archiwizacji wszelkie dokumenty elektroniczne oraz te tradycyjne, które zostały zdigitalizowane, trafiają do ściśle uporządkowanego archiwum. Takie rozwiązanie nie tylko minimalizuje zagrożenia związane z utratą danych, ale również wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy.
Dzięki wdrożeniom czas poświęcony chociażby na wyszukiwanie i przesyłanie papierowych dokumentów może skrócić się nawet o 30%. Co więcej, ilość dokumentów przesyłanych fizycznie z miejsca na miejsce może zostać znacznie ograniczona, co skraca czas trwania procesu przekazywania danych nawet o 70%.
– Wymierną korzyścią płynącą z podjęcia decyzji o elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmie jest nie tylko skrócenie czasu przeszukiwania akt, ale także poprawa jakości oryginalnej dokumentacji. Przy stosowaniu wersji elektronicznych nie występuje proces zużywania dokumentów w wersji papierowej. Minimalizujemy ryzyko zagubienia czy zniszczenia oryginałów, dokumenty można łatwo odzyskać nawet jeżeli ich papierowe wersje uległy zniszczeniu – dodaje Teresa Olszewska.
Korzyści z wprowadzenia elektronicznej archiwizacji jest wiele i w przypadku większości przedsiębiorstw taka inwestycja ma szansę nie tylko widocznie usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale również zapewnić firmie bezpieczne funkcjonowanie w obliczu utraty papierowych archiwów. W codziennym zarządzaniu przedsiębiorstwem szybszy dostęp do dziesiątek dokumentów i mniej czasu przeznaczanego na czynności administracyjne oznacza wymierne oszczędności budżetowe i maksymalną wydajność firmy.
