W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Nowelizacja wprowadza przede wszystkim dwie istotne zmiany takie jak, skrócenie 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwość jej prowadzenia w wersji elektronicznej. Należy również zaznaczyć, że na podstawie zmienionej ustawy, preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Z początkiem roku weszło w życie także nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie precyzuje, w jaki sposób powinna nastąpić elektronizacja dokumentacji pracowniczej.
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę obowiązana jest sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieścić w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca obowiązany jest stosować odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.
Dodatkowo istnieje możliwość uczestniczenia w szkoleniach, które umożliwą bliższe zapoznanie się z tematem prowadzenia dokumentacji. Odbędą sie w następujących terminach:
- 17.01.2019 Katowice ul. Żeliwna 38
- 24.01.2019 Kraków Hotel WITEK Handlowców 14, 32-089 Modlniczka
