Ostatnia noc sylwestrowa była datą graniczną w funkcjonowaniu firmy Paul Schockemöhle Logistics Polska. O godzinie zero 1 stycznia 2019 r. uruchomiono w tym przedsiębiorstwie logistycznym oprogramowanie informatyczne klasy Transport Management System firmy LIS, na co cała załoga czekała z utęsknieniem (co nie jest częste w procesie tak dużej zmiany w firmie logistycznej). Dlaczego z utęsknieniem? Zacznijmy od początku.
Grupa Paul Schockemöhle Logistics w Niemczech działa od 53 lat, a w Polsce od 16. Prowadzi usługi w trzech segmentach: transport międzynarodowy na terenie Europy (całopojazdowy, częściowy i drobnica), transport krajowy i usługi magazynowe, świadczone w centrach magazynowych w Krapkowicach, na Śląsku Opolskim i w Bydgoszczy. Posiada 30 własnych zestawów transportowych o maksymalnym załadunku 25 t i drugie tyle podwykonawców. Firma nie specjalizuje się w przewozach jakiejś grupy produktowej. Posiada różnorodny tabor naczep: plandekowe, chłodnie i megi.
Posiadanie własnego taboru pozwala na precyzyjne, elastyczne i szybkie sterowanie parkiem samochodowym. Samochody spełniają normy emisji spalin Euro 5 i Euro 6. Usługi magazynowe firma prowadzi we własnym, nowoczesnym magazynie wysokiego składowania o powierzchni 16 tys. mkw., wykonanym w najwyższym standardzie klasy A. Obiekt umożliwia magazynowanie w systemie blokowym oraz regałowym. Oprócz standardowych przeładunków samochodowych, firma wykonuje również rozładunki i załadunki kontenerów morskich, pełne konfekcjonowanie, komisjonowanie oraz inne usługi, w tym cross-docking i co-packing. Cała grupa zatrudnia ponad 600 osób, a w Polsce obecnie – 75.
Przeważenie szali
Wcześniej stosowany system TMS nie spełniał oczekiwań polskiego oddziału Grupy Schockemöhle, ponieważ jego twórcą i dostawcą była zagraniczna firma nie posiadająca klientów w Polsce. Oprogramowanie nie było więc dostosowane do polskich realiów.
– Ostatecznie czynnikiem, który przeważył szalę konieczności zmiany oprogramowania, było wprowadzenie w Polsce jednolitego pliku kontrolnego (jkp). Najlepszym narzędziem do generowania takich plików jest system informatyczny. Nasz wcześniejszy dostawca systemu TMS miał z tym problem, gdyż w Niemczech nie funkcjonuje jpk – mówi Damian Szampera, członek zarządu Paul Schockemöhle Logistics Polska (PSLP).
Kilkanaście miesięcy trwały poszukiwania innego dostawcy oprogramowania TMS. Przeprowadzono rozmowy z przedstawicielami wielu firm informatycznych. Spośród nich pięć zostało poproszonych o szczegółowe pokazanie swoich możliwości. Ostatecznie wybór padł na firmę LIS Polska Sp. z o.o., która również wywodzi się z Niemiec, ale ma w Polsce swój oddział, więc jej pracownicy znają specyfikę funkcjonowania polskich firm transportowych, włącznie z uwarunkowaniami podatkowymi. Nie trzeba było im tłumaczyć pewnych procesów i obowiązków, jak np. jpk
Polskie pole doświadczalne
– Przekonaliśmy radę nadzorczą Grupy Paul Schockemöhle Logistics, żeby polski oddział – jako jedyny w grupie – miał inny system niż pozostałe oddziały. Udało się, i teraz jest coraz bardziej prawdopodobne, że cała grupa zacznie korzystać z systemu WinSped® TMS LIS, ponieważ firma ta funkcjonuje na rynku polskim, niemieckim i wielu innych. Zna więc ich specyfiki – twierdzi Damian Szampera. – W procesie decyzyjnym ważne było, że WinSped®TMS firmy LIS jest od wielu lat stosowany przez firmy transportowe w różnych krajach. W tym czasie uległ wielu modyfikacjom, dostosowującym do potrzeb zgłaszanych przez przewoźników i do zmian w środowisku funkcjonowania firm transportowych i logistycznych, a to bardzo ważne, gdyż tym sposobem oprogramowanie dostało udoskonalone.
Ważna okazała się również wielojęzykowość oprogramowania firmy LIS. Oczywiście prawie wszyscy pracownicy polskiego oddziału Paul Schockemöhle Logistics muszą posługiwać się językiem niemieckim, ale zawsze łatwiej pracować z systemem informatycznym dostępnym w rodzimym języku.
– Również dokumentacje, listy przewozowe, czy zlecenia możemy drukować w jednym z kilkunastu języków, krajów europejskich, a wcześniej – tylko po niemiecku, a wersje polskie różnych dokumentów i plików musieliśmy przygotować sami na nasze potrzeby. Dla poprzedniego dostawcy każdy nowy dokument, który na skutek zmian prawnych w Polsce, musieliśmy generować z systemu TMS, był problemem – wspomina Damian Szampera. – Teraz możemy dokumentacje i raporty wysyłać naszym klientom w ich rodzimym języku, a to jest mile widziane.
Bez „oporu czynnika ludzkiego”
Damian Szampera zapewnia, że proces wdrożenia systemy TMS firmy LIS przebiegał bezproblematycznie, bo praktycznie cała kadra pracownicza, korzystająca z TMS mocno odczuwała konieczność zmiany, która ułatwi im pracę. Nie było więc, problematycznego przy wdrożeniach w wielu innych firmach transportowo-logistycznych „oporu czynnika ludzkiego”, bo ludzie nie lubią zmian.
– Wyznaczyliśmy project managera, który ma za sobą kilkunastoletnie doświadczenie w naszej firmie jako szef dysponentów, a więc zna firmę od podszewki. On „spinał” całość implementacji ze strony naszej spółki w współpracy z Senior Project Consultant z firmy LIS. Zorganizowaliśmy szereg spotkań, najpierw wstępne, a potem organizacyjne. Następnie został przygotowany plan wdrożenia, plan szkoleń i w połowie 2018 r. rozpoczęliśmy wdrożenie, które przebiegało zgodnie z planem. Wszyscy pracownicy działów zostali przeszkoleni z software’u z pomocą naszego działu IT w Niemczech. 1 stycznia 2019 r. nastąpił start oprogramowania – „go life” – wspomina Damian Szampera. Co ciekawe – nie było, częstego przy wdrożeniach w innych firmach, okresu przejściowego, kiedy pracuje się na dwóch systemach. Polscy szefowie Schockemöhle poszli po bandzie i – mimo to – wszystko prawidłowo zadziałało.