Na rynku istnieje wiele programów komputerowych do rozliczania kosztów, w tym także paliwa. Niektóre aplikacje posiadają nawet rekomendacje, np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Wydaje się więc, że na tym polu powiedziano już wszystko. Niestety, często nawet sami księgowi użytkujący takie programy nie wiedzą, jak właściwie rozliczać paliwo.
Strata czy koszt?
Paliwo cechuje się zmiennością fizyczną pod wpływem temperatury. Pierwotna jego ilość wlana do tego samego zbiornika może się zmniejszać lub zwiększać w zależności od warunków otoczenia. Ma to niebagatelne znaczenie, np. podczas transportu paliwa w cysternie do bazy kupującego, rozładunku czy wreszcie wydań i eksploatacji.
Wielokrotnie zdarza się, że zamówiona ilość paliwa bądź już znajdująca się w zbiorniku, nie zgadza się z ilością wydaną do maszyn czy pojazdów. Gdy do tego dodamy błędy pomiarowe znajdujących się na stacji urządzeń, takich jak dystrybutory czy sondy pomiarowe, uzyskujemy całą gamę nieprawidłowości i braków, które należy rozliczyć. W takiej sytuacji księgowi lub komisja inwentaryzacyjna braki paliwowe uznają za tzw. ubytki zawinione i wpisują je jako stratę, a nie koszt uzyskania przychodu.
PROMOCJA
PROMOCJA
Najczęstszą przyczyną takiego stanu rzeczy jest to, iż osoby odpowiedzialne za rozliczenia nie potrafią prawidłowo ustalić lub udowodnić, że rzeczone braki paliwa są tzw. ubytkami naturalnymi i nie wynikają z niedbalstwa, oszust pracowników odpowiedzialnych za magazyn, czy też samych operatorów maszyn lub pojazdów. Do tego dochodzą również skomplikowane i niejasne przepisy prawne utrudniające właściwe wykonanie powyższych czynności księgowych.
Niestety, prawo dotyczące norm ubytków naturalnych w zasadzie nie istnieje. Jakiekolwiek działania na tym polu można podejmować, opierając się jedynie na wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów, które zostały przedstawione w piśmie o sygnaturze DR-6/TZ-121/96 z dnia 23.07.1996 roku. Jest to bardzo wątła podstawa prawna, która skutkuje dużą dozą niepewności i obaw, czy działania podejmowane przez przedsiębiorców w tym zakresie są właściwe i nie będą kwestionowane przez np. organy skarbowe.
Wszystkie wcześniejsze regulacje prawne zostały uchylone, a nowe dotyczą tylko produktów bez zapłaconej akcyzy, czyli tych w składach celnych. Dla stacji paliw, hurtowni, a tym bardziej magazynów paliwowych w przedsiębiorstwach z innych branż – takich regulacji nie wydano. Każdy właściciel stacji paliw czy chociażby zbiornika z paliwem na własne potrzeby staje przed dylematem – jak prawidłowo, bez ryzyka rozliczać ubytki naturalne?
Proste rozwiązanie
Mając na uwadze powyższe ograniczenia i trudności, firma PetroConsulting podjęła się zadania systemowego rozwiązania wymienionych problemów. Do aktywnej współpracy w tym zakresie zaproszono znanego i cenionego w branży eksperta i biegłego sądowego, Władysława Maciejowskiego, który przez lata zajmował się problematyką prawidłowego rozliczania ubytków paliwowych.
Efektem wielomiesięcznej pracy było stworzenie oprogramowania PetroManager, które za pomocą kilku kliknięć, automatycznie zlicza i przedstawia w formie raportów wszelkie braki paliwowe z rozbiciem na zawinione i niezawinione. Użytkownik nie musi już zastanawiać się, o jakie podstawy prawne należy się oprzeć, jakich współczynników użyć, aby dokonać prawidłowych obliczeń, czy też jaką wartość błędów urządzeń pomiarowych wziąć pod uwagę. Wszystkie powyższe czynności odbywają się automatycznie, a oprogramowanie uwzględnia różne rodzaje paliw, konfiguracje dostaw oraz możliwości pomiaru.
Przyjęty w obliczeniach współczynnik korekcyjny błędów granicznych dopuszczalnych przyrządów pomiarowych (BDGPP) ma wartość wskazaną przez eksperta i przez niego uzasadnioną. Wielkość współczynnika oraz jej uzasadnienie to autorskie opracowanie Władysława Maciejowskiego, które gwarantuje pewność i rzetelność wyliczeń, a ekspert bierze za nie pełną odpowiedzialność.
Użytkownik systemu PetroManager korzysta zatem w pełni z wiedzy, doświadczenia oraz efektów pracy niepodważalnego eksperta w dziedzinie rozliczania paliw. Ma zatem pewność, że generowane przez system dokumenty, zawarte w nich dane i informacje są rzetelne, wyliczone w sposób niebudzący wątpliwości i pozbawiony ryzyka ich zakwestionowania. |
Dawid Przewodowski,
kierownik działu handlowego
i marketingu PetroConsulting
WIĘCEJ O FUNKCJACH PROGRAMU PETROMANAGER ZNAJDZIESZ TUTAJ
