Ze względu na krótką datę przydatności do spożycia przekazywanie produktów do Banków Żywności musi odbywać się szybko i sprawnie. Oddawanie i odbiór żywności ze sklepów objęte jest obowiązkiem obustronnej ewidencji. Dla Banków Żywności, które w 2020 roku przyjmowały darowizny z ponad 1700 sklepów w całej Polsce, wiązało się to z ręcznym wprowadzaniem do systemu magazynowego danych o wadze i wartości każdej darowizny.
W skali 10 sieci handlowych, 1700 sklepów i codziennych odbiorów to ok. 390 000 dokumentów rocznie! Rosnąca skala współpracy sprawia, że proces ewidencji staje się jeszcze bardziej czasochłonny i kosztowny. Rozwiązanie usprawniające przepływ darowizn żywności, opracowane przez Federację Polskich Banków Żywności (FPBŻ) oraz GS1 Polska, po raz pierwszy pojawiło się w roku 2019 w Auchan Polska. Po zakończonym pomyślnie pilotażowym wdrożeniu, rok później Federacja postanowiła wdrożyć standardy GS1 w kolejnych sieciach współpracujących z Bankami Żywności.
Trzy standardy GS1 w służbie automatyzacji
Jedną z nich jest NETTO spółka z o.o., która w 2020 roku wdrożyła Jednolity Protokół Przekazania Darowizn, uniwersalne rozwiązanie bazujące na standardzie wymiany i współdzielenia danych EPCIS. We wdrożeniu zastosowano Globalny Numer Jednostki Handlowej (GTIN) do identyfikacji grup towarowych oraz Globalny Numer Lokalizacyjny (GLN). Protokół zawiera najważniejsze informacje, które przekazywane są w postaci cyfrowej, m.in. klasyfikację produktu do 1 z 9 grup towarowych zdefiniowanych przez Banki Żywności oraz wagę i wartość brutto co umożliwia sprawne przesyłanie informacji z systemu NETTO do systemu Banków Żywności.
– Dzięki automatyzacji protokół zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawno-finansowymi: księgowanie na potrzeby zwolnienia darowizn żywności z podatku VAT, zapewnienie zgodności ewidencji darowizn po stronie darczyńcy oraz Banków Żywności, a także aktualizację danych do raportowania wymaganego ustawą o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności – komentuje Hanna Walczak, Menedżer ds. wdrożeń standardów GS1.
– Import danych pozwala w krótkim czasie wykonać zadania, które wcześniej zajmowały nawet kilka godzin. Jest ogromnym ułatwieniem i podnosi efektywność oraz komfort pracy – przyznaje Emilia Węgrzynek, pracownik Banku Żywności w Nowych Bielicach.
NETTO inspiruje rynek
Od 2020 roku sieć NETTO włączyła do projektu większość swoich sklepów, aż 282 placówki, przekazując łącznie 1600 ton żywności o wartości blisko 10 mln złotych. Rozwiązanie wyeliminowało ręczne wprowadzanie danych do systemów Banków Żywności i umożliwiło ich automatyczną aktualizację.
– Dzięki zaangażowaniu zespołu projektowego i bardzo dobrej komunikacji z Federacją wdrożenie wypracowanych rozwiązań GS1 odbyło się bardzo sprawnie. Mamy nadzieję, że będziemy inspiracją dla tych sieci, które wciąż stoją przed decyzją o wprowadzeniu sprawdzonych globalnych rozwiązań, które standaryzują i ułatwiają proces przekazywania żywności potrzebującym – mówi Paulina Osiak, koordynator projektów operacyjnych, NETTO spółka z o.o.
– Wdrożenie standardu GS1 w NETTO realnie skróciło czas poświęcony ewidencji darowizn ze sklepów, co usprawnia codzienną pracę Banków Żywności. Mamy nadzieję na rozwijanie standardu EPCIS w kolejnych sieciach handlowych z satysfakcją dla obydwu stron procesu – podsumowuje Dorota Napiórkowska, kierownik zespołu ds. sieci handlowych FBŻ.
